Duyurular:
Değerli üyelerimiz; "Bizim Köşe" isimli blog sayfamız açılmıştır. Menülerden yazılara ulaşabilirsiniz.

Stoklar Neden Bozulur-1

Merhaba… Birçok meslektaşımız bana ulaşarak: “Bugüne kadar paylaştığınız makalelerde yer alan önerilerin neredeyse hepsi için stok takibini düzgün yapmak gerekiyor. Ama bizim stoklarımız alt üst vaziyette. Ne olur bu konuyu yaz. Nerede hata yapıyoruz? Stoklarımız neden bozuluyor?” diye sormaları üzerine Stok Takibi konusunda kapsamlı bir çalışma hazırladım ve sizlerle paylaşmak istedim.

(Şu anda okuduğunuz yazı, bu çalışmanın birinci bölümüdür.)

Chapter #1: Principles

Stok takibini düzgün yapabilmek adına öncelikle bazı kavramları ve bunların işleyiş mantığını bilmemiz gerekmektedir. Bu yazımızdan sonra çoğu arkadaşımıza bir aydınlanma geleceğine inanıyorum.

Tanım: Stok tutmak veya stokların düzgün olması demek; bir ürün eczane programında kaç adet görünüyorsa, elimizi attığımızda rafta da aynı sayıda olması demektir.

Bu bize ne sağlar? Stok takibi bize; sipariş vermekten tutun kasa takibine kadar sayısız konuda kolaylık sağlar. Yüklü mala gireceğiniz zaman yol gösterir. Aylık ne kadar kar ettiğinizi bilmeniz için de yine stok tutmanız gereklidir. Hatta zekât vereceğiniz zaman bile tek tuşla raftaki malınızı bilir, ona göre kolaylıkla %2,5’ini hesaplayabilirsiniz.

Stok tutmak çok önemlidir. Stok tutmayan eczanelerde siparişler rastgele verilir. Bir ürünün kaç tane kaldığını görmek için rafları saymak gerekir.

Bir yazımda: “Bu devirde stok tutmadan yapılan iş mi kaldı canım?” dediğimi hatırlarsınız. Düzgün stok tutmanın ilk şartı: Bu konuda prensip sahibi olmak ve programlı çalışmaktır. Eczanedeki tüm personel bu konuda eğitimli ve sizinle aynı derecede istekli olmalıdır. Yoksa bu iş sadece sizin çabanızla olacak bir şey değil.

Giriş: Stokların neden bozulduğuna geçmeden önce, neden bozulmadığını ortaya koymak adına da bir kaç madde yazayım:

 1- Öncelikle stok hatalarının kullandığınız eczane programıyla bir ilgisinin olmadığını belirteyim. Stokları siz bozuyorsunuz. 

2- Eczane Otomasyonları sadece kendilerine verilen komutları uygulayan yazılımlardır. Stok bozmak gibi bir dertleri, davaları yoktur. Programlarda 2×2 her zaman 4’tür. Alırken de satarken de…

3- Her programın bir çalışma mantığı(senaryosu) vardır. Kullanıcı bu mantığı çözemezse, programı etkin ve verimli kullanması düşünülemez. Mesela bazı programlar, Al Yazmalım Selvi Boylum tarzı Yeşilçam filmlerindeki kadar basit senaryolar ve görseller kullanırken, bazılarının Usual Suspects’deki gibi beyin yakan senaryoları, insanı hayran bırakan sahneleri vardır. Kimi programlar ise Matrix serisindeki gibi çığır açan görsel efektler ve yıllarca konuşulan felsefi yorumlar içerirler.

Seyirci nasıl ki kendi zevkine ve sinema kültürüne göre film seçiyorsa; eczacı da teknoloji ile ilişkisine, bilgisayar bilgisine ve becerisine uygun bir program seçmelidir.

Stokları düzgün tutmanın ilk adımı budur. Kullanamadığınız bir program “en iyi” olsa ne olur, “en kötü” olsa ne olur? Eczacı yapsa ne olur, kasap yapsa ne olur? En iyi program, sizin en iyi kullandığınız programdır. Bu yazımızın amacı programları çarpıştırmak, polemik çıkarmak değil. Konuya giriş yapıyorum sadece.

Bakmayın bizim Botanik-Eczanem kavgası yaptığımıza… Onlar da en iyi programı kullanıyor, biz de en iyi programı kullanıyoruz. Çünkü programlarımızı seviyor ve daha da önemlisi verimli kullanabiliyoruz.

4- Trafik kazalarında en büyük etken sürücü kaynaklı hatalardır. Bunun yanında; yol kusurları, araç kusurları, yaya kusurları, tabiat olayları gibi birçok etkenden de söz edebiliriz. Ancak stok kazalarında tek etken sürücü -yani kullanıcı kaynaklı hatalardır. Kesinlikle ikincil, üçüncül unsurlar söz konusu değildir.

Demem o ki: “Eczanede stokların tutmama sebebi kesinlikle program değildir, olmaz, olamaz!”

Bilgi: Bazı eczane programları tarafından benimsenen “Karekod Tabanlı Stok Takibi” uygulaması ile stokların her zaman tuttuğu iddiası -burada anlatamayacağım kadar çok sebepten dolayı gerçekçi değildir. Elbette bir takım faydaları vardır ama şu ayrıntıyı unutmayınız: İTS stoku başka şeydir, eczane raf stoku başka bir şeydir.

Bir ilacın İTS’de üzerimizde görünmesi, o ilacın rafta olduğunu göstermez. Yine aynı şekilde bir ilaç rafta olduğu halde İTS’de satılmış görünebilir. Yani eğer eczane programınız stokunuzu İTS ile senkronize ediyorsa, stoklarınız yine de tutmayabilir.

Zaten birazdan yapılan hataları sıralayınca, program İTS bazlı değil, su bazlı bile olsa bir şey fark etmediğini göreceksiniz. Stoklarınızın düzgün olması için bu yazıda dikkat çekeceğim hususları uygulayın yeter. “Abicim, madem bu kadar iddialısın, anlat hele nasıl oluyor da sayımdan bir iki ay sonra her şey birbirine giriyor? Nerede hata yapıyoruz?” diyorsanız, buyurun başlayalım:

Chapter #2: Common Mistakes

Sayım Hataları: Siz daha sayımda hata yapıyorsunuz bir kere! Çok iddialıyım bu konuda… Gelin, sayımdan sonra oturalım ve raf stokları ile programımızı karşılaştıralım. Göreceksiniz ki daha sayımda en az %10 hata var. Baştan kaybediyorsunuz stok savaşlarını.

“Yok artık!” demeyin. Siz sayımı bir A101, bir ŞOK gibi -ya da ne bileyim bir banka gibi ciddiyetle yapmıyorsunuz ki! Personeliniz: “Bitse de gitsek!” modunda. Dıt Dıt Dıt… Geçmiş olsun! Bitti, haydi eve gidelim! Olur mu böyle!

Çözüm: Öncelikle işe sayımı düzgün yapmakla başlayalım. Sayım işlemi sadece rafları saymak değildir. Sayımdan sonra yapılacak birçok işlem vardır. En az bir gün daha ayırmak lazım. Bu yüzden sayımı örneğin Cumartesi günü yapın. Pazar günü de gelip diğer düzenlemeleri yaparsınız. Sayımın, son karekod okutulup son ıtriyat girildiğinde biten bir şey olmadığını bir gün anlayacaksınız.  

(Bakınız: Ad1m Ad2m Say3m adlı makalemiz.) 

Stok tutmanın ilk adımı, düzgün sayım yapmaktır. Sayımı düzgün yapmazsanız, daha sonra ne yaparsanız yapın ipin ucunu yakalayamazsınız.

Reçete Aktarım Hataları: Arkadaşlar şunu özellikle vurgulamak istiyorum: Biz Medula’ya bir reçete işlediğimizde, bu reçete SGK’nın veri tabanına kaydedilir. Kullandığımız programın görevi ise; bu reçeteyi otomatik olarak SGK veri tabanından alıp, eczanedeki bilgisayarımızda bulunan kendi veri tabanına aktarmak ve reçetedeki ilaçların adetleri kadar stoklarımızdan düşmektir. 

İşte problem de burada ortaya çıkıyor: Şu anda detayına girmeyeceğim bazı teknik sorunlar nedeniyle, eczane programları bazen bu reçeteyi eczanedeki bilgisayara aktaramıyor ve bu reçetedeki ilaçlar stoklarımızdan düşmüyor.

Bu sorun reçeteyi ilk işlediğimizde olabileceği gibi, sonradan; reçeteye ilaç ekleme, muadil işleme, reçeteden ilaç çıkarma gibi işlemler yaptığımızda da olabiliyor.

Aynı şekilde bazen Medula’dan sildiğimiz bir reçete eczane programından otomatik silinmiyor. (Nedenini biliyorum ama anlatmak uzun sürer.) Bunları manuel olarak silmek gerekiyor. Stoklarımızı bozan en büyük hatalar reçete aktarımlarında olur.

Çözüm: Her gün, her hafta ve özellikle her ay sonunda fatura kesmeden önce mutlaka şu 4 işlemi yapın:

1-Medula’daki tüm reçetelerin eczane programına aktarıldığından emin olun.
2-Reçeteleri eşdeğer yönünden karşılaştırma işlemi yapın.
3-Medula’dan silinip eczane programında kalan reçeteleri bulup silin.
4-Karekod eşleştirme işlemi yapın.

Bu 4 işlem sizin günlük 5-10 dakikanızı, ay sonunda ise sadece 1-2 saatinizi alır. Fatura kesmeden önce kesinlikle sağlamamız gereken eşitlikler şöyle:

Medula’daki reçete sayısı=Programdaki reçete sayısı ve
Medula’daki fatura tutarı=Programdaki fatura tutarı

Bu işlemleri nereden yapacağız diye soruyorsanız, stoklarınızın tutmaması gayet normal zaten.

Fatura Aktarım Hataları: Bazı durumlarda depodan gelen ilaç veya ilaç dışı ürünlerin faturalarını aktarma işleminde hatalar oluyor. Stoklarımızın bozulmasına sebep olan bu hataların başlıcaları ve çözümleri:

Gelen ürünlerin faturasını aktarmama: İlaçlarda İTS zorunluluğu olduğundan dolayı er geç tespit edilse de, ilaç dışı ürünlerde fatura aktarma işlemi çoğu zaman atlanabiliyor. Gelen her fatura dosyalanmadan önce mutlaka aktarılmış olmalıdır. Aktarım işlemini personel yapıyorsa, eczacılar dosyaya koymadan önce kontrol etmelidir.

Gelmeyen ürünlerin faturasını aktarma: Fatura aktarımını yapan kişi, gözüyle görmediği hiçbir ürünün faturasını aktarmamalıdır. Ortaya doğru:”Vermidon geldi miiii?” diye sorup, evet cevabını alarak aktarım yaparsanız sorun yaşarsınız. Gelen faturayı mutlaka servisten teslim alıp, sayımını yapan kişi aktarmalıdır. Böylece eczaneye girmeyen hiçbir ürünün faturası sisteme işlenmemiş olur ve stoklar şaşmaz.

Bir faturayı iki kere aktarma: Bunu yapmak aslında çok zor ama bazı arkadaşlarımız başarıyor. Hele de depo dışı kanaldan alınan ürünlerde, bir faturayı hem kalfa hem eczacı işleyebiliyor.

Faturadaki ürün sayısı ile gelen ürün sayısının eşit olmaması: Bu beni çok üzüyor. Gelen ilaçları saymadan, faturayla karşılaştırmadan rafa veya depoya koyan arkadaşlarımız var. Hâlbuki hem eczane anayasasında hem de eczacılık yemininde: “Gelen ilaçları saymadan yerine koymayacağıma, fatura ile karşılaştıracağıma şerefim ve namusum üzerine…” diye uzayıp giden bir madde vardır. (Sözlü madde bu, yazılı değil.) Bunu yapmıyorsak çok yazık maalesef… “Eksik olması” demedim dikkat ederseniz. “Eşit olmaması” dedim. Fazla olduğu zaman da stoklar bozuluyor çünkü. Bir de hak geçiyor.

Ürün iade ederken hem iade faturası işleyip hem de alış faturasını silme: Bu hata eczaneler arasında çok popüler.Kardeşim! Madem gelen faturayı sildin, bir de niye iade faturası işliyorsun programa. İade faturası işlediysen niye faturayı siliyorsun programdan.

ÖNEMLİ: Ben muhasebe mantığı açısından eczaneye fatura edilmiş ve kapıdan girmiş her ürünün, iade faturasıyla gönderilmesini savunurum. Zahmetli olabilir, fatura israfı diyebilirsiniz. Malı fatura ile birlikte şoförün eline verip:”Bunu geri götür!” diye bir sistem yok arkadaşlar. Lütfen yapmayın bunu. İlaçlar yanlış bile gelse eczane programına faturayı aktarın. Sonra “iade faturası ekle” bölümünden ilaçları ve karekodlarını girip, “İTS iade bildirimi yap” diyerek iade yapın.

Ben böyle yapıyorum ve iade işlemleri yüzünden stoklarımın bozulduğu vaki değildir. Siz bu yüzden bozuyorsunuz. Bunu yaptığımız zaman iade faturasının ekstremizden düşüp düşmediğini kontrol etmek de kolay oluyor. Diğer türlü, deponun muhasebe görevlisi faturayı sistemden iptal etmezse, ekstrenizde görünür bu fatura. Dikkat etmezseniz de ödersiniz.

Başka eczanenin faturasını ve ürünlerini rafa koyma: 18 yılda en az 18 kere olmuştur bu bizde. Başka bir eczanenin ürünleri gelir, personel fark etmeden sayar ve ilaçları dizer. Faturayı da çekmeceye koyar. Bu hata bazen plasiyer yana döne ilaçları ararken bize gelip sorunca fark edilir.

Bazen de muhasebeci arar ve: “Başka eczanenin faturasını koymuşsunuz dosyaya!” diye fırçalar. Ama bir şekilde bu olur… Gelen faturaların başlığına mutlaka bakın.

Son olarak hiç gelmeyen ilaçların, hiç gelmeyen faturaları stokları bozar. (Başka eczaneye gitme durumu vs.) Bunu önlemek için de mutlaka ay sonunda gelen ekstreyi “iki ayrı kontrolden” geçirmemiz gerekir. (Double Check)

Birinci kontrolde “eczane programı ile ekstreyi” ikinci kontrolde ise “dosyadaki faturalar ile ekstreyi” karşılaştırmak olmazsa olmazımızdır. 

Asla ve asla sadece programdan karşılaştırıp veya sadece faturalardan kontrol edip ödeme yapmayın. Ekstrede olup faturası olmayan ürünler olabilir. Faturası olup ekstrede olmayan ürünler olabilir. 

Yine ay sonunda depo dışı kanallardan ve spottan gelen faturalar işlenmiş mi, faturaya girilen ürünler ve adetler doğru mu, mükerrer kayıt var mı diye kontrol ettiğiniz zaman bu konudaki sorunları çözmüş oluyoruz.

Burada da formülümüz aynı: 
Deponun veritabanı=Eczane programımızın veritabanı
Depodan gelen faturalardaki ürünler=Eczaneye giren ürünler

Bunları yaptığımızda stok hatalarının %50’sini halletmiş olacağız. Gerisi mi? Yazı çok uzadı, burada bırakalım bugün. Gelecek yazıda stoklarımızı bozan hatalardan: Takaslar, Perakende satışlar, Satış iadeler, Emanetler konularını ele alacağız.

Şimdilik hoşça kalın…

Hakkında Cemalettin Çakırtaş

1976 Amasya Suluova doğumlu. İstanbul Üniversitesi Eczacılık Fakültesi 1999 mezunu. Evli, 2 çocuk babası. 2000 yılından beri serbest eczacılık yapıyor. Birçok sivil toplum kuruluşunda kurucu ve yönetici olarak görev yapıyor. Amasya Eczacı Odası adına 42. Dönem Büyük Kongre Delegesi ve Suluova ilçe temsilcisi. Eczacı Çözüm Birlikteliği Facebook Grubu yöneticisi ve bu grupta 3 yıldır “Eczane İşletmeciliği ve Stok Yönetimi” konularında eğitici makaleler paylaşıyor. EÇözümTV kurucularından olan eczacımız yazılarıyla artık ecozumtv.com’da.

Tüm Yazıları
Oylayın
[Toplam: 1 Ortalama: 5]

1 Comment

Yorum yaz